各有关单位：
为规范和加强学校会议费管理，保障会议费收支合规性与合理性，提高经费使用效益，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）等文件精神，按照精简高效、厉行节约原则，结合学校实际情况，对《哈尔滨工程大学国内会议费管理办法》进行修订。经2017年7次校长办公会通过，现印发给你们，请遵照执行。
哈尔滨工程大学
哈尔滨工程大学国内会议费管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范和加强学校会议费管理，保障会议费收支合规性与合理性，提高经费使用效益，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）等文件精神，按照精简高效、厉行节约原则，结合学校实际情况，制订本办法。
第二条 本办法适用于纳入到学校统一核算的机关各单位、各教学科研单位和直属单位（以下简称“各单位”）举办（含主办和承办）的各类国内会议，包括国内学术会议、国内管理会议。其他独立核算的二级单位可参照执行。
第三条 国内学术会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、研讨座谈会、咨询评审鉴定会、答辩会、项目协调布置会等。国内管理会议是指除国内学术会议之外的其他国内会议。
第四条 各单位在办理国内会议的经济业务时，应遵循勤俭节约、诚实守信的原则。会议组织者是会议费的直接责任人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。各单位主要负责人和经费负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有管理和监督责任。
第二章 会议的审批与管理
第五条 各单位应加强会议审批管理，国内学术会议应由所在单位处级领导审批，若参会人数超过100人还需由分管校领导审批；国内管理会议由所在单位处级领导及分管校领导审批。各单位主办或承办会议应事前填报《哈尔滨工程大学国内会议办会审批表》（附表1）。
第六条 各单位应依据会议类型和实际情况，合理确定会议数量、会期、规模、地点和方式，注重会议质量，提高会议效率。国内学术会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照活动实际情况确定。国内管理会议参会人数一般不得超过150人，会议会期不得超过2天，会议报到及离开时间合计不得超过1天；因特殊情况超过标准的，办会单位出具情况说明，由所在单位处级领导及分管校领导根据实际情况进行审批。
第七条 各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率，支出总体控制在会议费综合定额内。
第八条 不能够采用电视电话、网络视频召开的会议，应优先安排在学校内部会议室、礼堂、报告厅、招待所等场所。因工作需要必须在校外召开的，原则上应安排在各地区会议定点场所。禁止到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第九条 对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。
对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位可不以盈利为目的，适当向参会人员收取会议费，收取会议费的标准应在审批表中予以注明。
对于有赞助收入的国内会议，应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。
第三章 会议费开支范围、标准和报销管理
第十条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。
交通费是指用于会议统一组织的代表接送站、考察、调研等发生的交通支出。
第十一条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：
单位：元/人·天
会议类别 | 住宿费 | 伙食费 | 其他费用 | 合计 |
国内学术会议 | 400 | 150 | 100 | 650 |
国内管理会议 | 340 | 130 | 80 | 550 |
（一）综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具等。
（二）综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内安排会议，超支部分不予报销。国内学术会议因特殊情况超过标准应在《哈尔滨工程大学会议支出明细表》（附表2）中予以披露，由各单位处级领导根据实际情况进行审批。
（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用。会议召开地代表原则上不安排住宿。不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
（四）会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。
第十二条 各单位举办的国内会议，不得开支设备购置费，为举办会议专门配备的设备在会议结束后应当及时收回。劳务费（含评审费、勤工俭学、演讲酬金等人员费）的开支要规范管理。劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付，并依法缴纳个人所得税。国内学术会议论文出版费等其他支出按照实际据实列支。
第十三条 参加国内业务会议的会议代表发生的城市间交通费,原则上按照差旅费管理办法的规定由所在单位报销。对确因工作需要，特邀专家、学者和有关人员参加学术会议发生的城市间交通费，可在会议费等费用中报销。
第十四条 各单位应于会议结束后及时汇总相关资料和票据，在会议结束一个月内统一办理报销手续。会议费报销时应提供：
（一）《哈尔滨工程大学国内会议办会审批表》（附表1）；
（二）《哈尔滨工程大学国内会议支出明细表》（附表2）；
（三） 会议通知（包括会议议程）；
（四）《哈尔滨工程大学会议签到表》（附表3）；
（五） 会议费用票据，包括会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证；
（六） 如各单位自办的涉密会议，需填写《涉密会议基本情况证明》（附表4），由经费负责人签字，由所在单位处级领导审批并加盖公章；
（七） 各单位如将会议委托会议公司或其他单位承办的会议，需提供与承办单位签订的委托协议或合同等相关资料；
（八） 异地办会工作人员的差旅费票据。
差旅补助参照学校差旅费管理办法的“参加会议”的规定报销。
第十五条 各单位会议相关费用支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡支付等非现金方式结算。
第十六条 会议办理结账后，收取的会议费如有结余，各单位须按照学校收入管理办法办理结余分配。
第十七条 与校外单位合作举办的国内学术会议，会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回学校，不得滞留在学校之外。
第四章 监督检查和责任追究
第十八条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
第十九条 各单位应严格执行会议费开支标准规定，不得开支与会议无关的费用。会议住宿用房以标准间为主，用餐安排自助餐或者工作餐；会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观; 严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。
国内管理会议不得报销烟酒、水果、茶歇等费用。
第二十条 各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第二十一条 各单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。
第二十二条 学校纪检监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：
（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；
（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；
（三）会议费报销手续是否符合规定；
（四）会议费管理和使用的其他情况。
对发现问题的单位，由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，报请学校按规定给予相应处分。
第二十三条 会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，由纪检监察部门依照相关规定进行处理，涉嫌违法的，移送司法机关处理。
（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；
（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；
（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（四）违规报销与会议无关费用的；
（五）其他违反本办法规定的。
第五章 附 则
第二十四条 本办法自
第二十五条 本办法由财务处负责解释。
2. 哈尔滨工程大学国内会议支出明细表
3. 哈尔滨工程大学会议签到表
4. 涉密会议基本情况证明
附表1
哈尔滨工程大学国内会议办会审批表
申请办会单位： 填表日期： 年 月 日
会议名称 |
| 会议类型 | □学术会议 □管理会议 | ||||
会议内容 |
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会议地点 (禁止在国家明令禁止的旅游风景区办会) | □ 本地 □ 异地： 省 市 异地办会原因： | ||||||
参会预计人数 | 总数 人 (其中：参会代表 人；工作人员 人) | 会议预计时间 | 年 月 日 至 年 月 日 | ||||
会议支出预算 (学术会议费每人每天不得超过650元，管理会议费每人每天不得超过550元) | 住宿费： 元 伙食费： 元 其他费用： 元 费用合计： 元 | 会议费支出项目 代码及名称 (不收会议费填列) | 支出项目代码： 项目名称： | ||||
项目经费负责人意见：
签字： | 办会单位处级领导意见：
签字（公章）： | 校领导意见：
签字： | |||||
会议联系人 |
| 联系电话 |
| ||||
（收取会议费需填列以下项目） | |||||||
会议收费事项审批 | 已有项目 | 项目代码： 项目名称： | |||||
新立项目 | 项目代码： 项目名称： (此栏内容由财务填写) | ||||||
是否开通网上缴费平台 | □ 不开通 □ 开通 缴费平台开放时间: 缴费平台缴费名称: 会议缴费: 元/人 （全部使用财政拨款办会的不得收费） | ||||||
财务处意见 | 签字： | ||||||
备注：1. 本审批表仅适用于国内会议事前审批，举办(承办)国际会议需填写“哈尔滨工程大学主(承)办国际会议申请表”。
2. 办理流程：①办会前填写本表，并办理相关审批；
②对于收费会议项目，持会议通知及本审批表到财务处预算管理办公室(208室)办理事项审批，不收费项目不需到预算管理办公室审批；
③会议结束后应持会议通知、本审批表及会议支出明细表一次性办理相关报销事宜。
附表2
哈尔滨工程大学国内会议支出明细表
申请办会单位： 填表日期： 年 月 日
会议名称 |
| ||||||
实际参会人数 | 总数 人 (其中：参会代表 人；工作人员 人) | 会议实际 起止日期 | 年 月 日 至 年 月 日 | ||||
会议支出明细 | 会议费 (学术会议费每人每天不得超过650元,管理会议费每人每天不得超过550元) | 住宿费： 元 伙食费： 元 其他费用： 元 会议费合计： 元
会议费是否超支：□ 不超支 (仅限学术会议) □ 超支 超支原因：
| |||||
差旅费等费用 | 差旅费： 元 咨询费、评审费等： 元 其他费用： 元 | ||||||
费用合计 | 元 | ||||||
会议费相关支出项目代码及名称
支出项目代码：
项目名称： | 项目经费负责人意见：
签字： | 办会单位处级领导意见： （学术会议会议费超标审批）
签字(公章)： | |||||
会议联系人 |
| 联系电话 |
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附表3
哈尔滨工程大学会议签到表
会议名称 |
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会议时间 |
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会议地点 |
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序号 | 姓名 | 工作单位 | 职务/职称 | 签字 | 备注 |
1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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13 |
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14 |
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注：工作人员需填写此表，并在备注栏中标注“工作人员”。
附表4
涉密会议基本情况证明
会议名称（脱密）： | |
会议通知文号： | |
会议时间： 年 月 日 至 年 月 日 | |
会议地点： | |
会议类型： □立项/开题 方案评审会 □订货会 □中期评审会 □成果鉴定会 □验收会 □工作协调会 □研讨会
□其他（请注明） | |
会议主办单位： | |
会议协办单位： | |
收取会务费/评审费情况： □会议通知中有明确要求，有收费标准 □会议通知中有明确要求，无收费标准 □会议通知中无明确要求 金额： | |
参会人员： | |
所属课题： | |
备注： | |
经费负责人签字：
| 所在单位处级领导意见：
签字（公章）： 年 月 日 |